Die elektronische/digitale Signatur (kurz: eSign oder eSignature) ersetzt den in die Jahre gekommenen Kugelschreiber oder Füllfederhalter – und transformiert Vertragsabschlüsse damit erfolgreich ins digitale Zeitalter.

Mühelos, digital, schnell & rechtssicher – mit Conga

Conga ist ein Anbieter für geprüfte elektronische Signaturen, die allen Vertragspartnern Transparenz und Rechtssicherheit versprechen. Durch die digitale Unterschrift ergeben sich Vorteile in Unternehmen, insbesondere was den mit der finalen Unterschrift verbundenen Zeitaufwand betrifft. Nicht länger müssen unverzichtbare Vertragspartner vor Ort beim Kunden oder Geschäftspartner anwesend sein, um eine einzelne Unterschrift unter ein Dokument zu tätigen. Stattdessen lässt sich die digitale Signatur vollumfassend in ebenso digitale Prozesse sowie digitale Kommunikationslösungen einbinden.

Die digitale Signatur mit Conga lässt sich auf alle erdenklichen Verträge anwenden. Des Weiteren ist es möglich, Vertragsausführungen digital zu automatisieren und den bisherigen Status transparent zu prüfen. Mit Hilfe von „Audit Trails“ ist es allen am Vertrag beteiligten Parteien möglich, die Gültigkeit jeder einzelnen Signatur ständig und fortlaufend zu prüfen. Das gibt allen Parteien Rechtssicherheit und stellt außerdem sicher, dass der Vertrag aus juristischer Sicht Gültigkeit erlangt. Weitere Vorteile entstehen auch da, wo viele Unterschriften erforderlich sind: zum Beispiel im fortlaufenden Vertrieb.

Ist eine digitale bzw. elektronische Signatur wirklich Rechtsgültig?

Wir haben diese genau diese Frage einem Fachanwalt für Vertragsrecht gestellt und erfreulicherweise eine sehr ausführliche antworte erhalten. Wir danken dem Rechtsanwalt Herrn Keller herzlichst für die umfassende und ausführliche Stellungnahme. 

Anmerkung der Redaktion:

In dem ausführlichem Statement des Herrn Keller wird eine „einfache“ und „qualifizierte“ Signatur aufgeführt. Hier haben wir uns zusätzlich informiert. Die sogenannte „einfache“ Signatur ist für 95% aller Geschäftsfälle ausreichend. Die „qualifizierte“ Signatur kommt bei Versicherungen, Kreditverträgen etc. zur Anwendung. 

Das sagt der Anwalt auf die Frage

„Im Gebrauch zwischen Unternehmen, zwischen Privatpersonen und Unternehmen oder auch zwischen Privatpersonen und Behörden muss die elektronische Signatur bestimmte Anforderungen erfüllen. In rechtlicher Hinsicht definiert die eIDAS-Verordnung die Anforderungen an die elektronische Signatur und den Zertifizierungsdienstanbieter. Als EU-Verordnung ist diese unmittelbar geltendes Recht in allen 28 EU-Mitgliedstaaten sowie im Europäischen Wirtschaftsraum. 

Dabei ist neben der (einfachen) elektronischen Signatur, die fortgeschrittene elektronische Signatur, die erhöhten Anforderungen an die Sicherheit genügen muss, und die qualifizierte elektronische Signatur, eine fortgeschrittene elektronische Signatur, die auf einem qualifizierten Zertifikat beruht, zu unterscheiden. Die Frage, wann welche Signatur erforderlich ist beantwortet allerdings eIDAS-Verordnung nicht, sondern ist anhand der für das jeweilige Rechtsgeschäft oder Willenserklärung oder sonstigen Handlung anzuwendende Rechtsvorschrift zu entnehmen.

So bestimmt § 126 Abs. 1 BGB die Voraussetzung für der Erfüllung der Schriftform. § 126a Abs. 1 BGB bestimmt dabei, dass die Schriftform des § 126 Abs. 1 BGB durch eine qualifizierte elektronische Signatur (+ Namensnennung des Unterzeichners) ersetzt werden kann. Als Beweismittel ist ein mit Signatur versehenes Dokument nach Artikel 5 Abs. 2 EU-Signaturrichtlinie und § 371a Abs. 1 S. 2 ZPO als Beweismittel des Augenscheins zuzulassen.

Sind private elektronische Dokumente mit einer qualifizierten Signatur versehen (technische Anforderungen seit 29.07.2017 geregelt in eIDAS-VO i.V.m. eIDAS-Durchführungsgesetz vom 18.07.2017) stellt das Dokument einen sogenannten vollen Beweis dafür dar, dass das Dokument von dem Unterzeichner signiert worden ist. Das bedeutet einen entscheidenden Vorteil: Anders als bei Urkunden, wo die Echtheit der Unterschrift ggf. bewiesen werden muss, müsste hier der bestreitende Gegner Tatsachen beweisen, die ernstliche Zweifel an der Urheberschaft begründen könnten.“

Stand: Januar / 2021 – Rechtsanwalt Philip Keller.

Integration in CRM-Systeme und zu weiteren digitalen Lösungen

Congas Lösung basiert auf der Salesforce-Plattform, dem innovativen und führenden Anbieter von CRM-Systemen, Slack und weiteren digitalen Lösungen. Die Schnittstelle für die digitale Signatur ermöglicht es Anwendern, alle Signaturen direkt innerhalb der Salesforce-Plattform zu verwalten, ohne diese dafür überhaupt jemals zu verlassen oder sich an ein bestimmtes Gerät binden zu müssen. Elektronische Signaturen lassen sich über den Desktop-PC ebenso wie über mobile Endgeräte wie Smartphones und Tablets auf das digitale Blatt Papier bringen.

Aufgrund der Integration zu Salesforce entstehen optimierte und automatisierte Prozesse, von denen Unternehmen nachhaltig profitieren – und sogar ihren eigenen ökologischen Fußabdruck reduzieren. Mit digitalen Verträgen und Signaturen über Conga bleibt der Drucker im Büro weiterhin im Urlaub. In der Folge reduziert sich der Papierverbrauch im Unternehmen, simultan können Unternehmen ihre Kostenpositionen für Druckertinte, Wartung und Co. weiter senken.

Die digitale Signatur mit Conga und der Salesforce-Plattform stützt sich auf größtmögliche Transparenz. Von dem Zeitpunkt an, wo das Dokument (der Vertrag) an Beteiligte verschickt wird, bis hin zur letzten Unterschrift: jede einzelne Transaktion und Unterschrift ist nachvollziehbar, ihr Status für alle Befugten dokumentiert. Unternehmen profitieren im zweiten Schritt von einer besseren Identifizierung potentieller Vertragshindernisse, beispielsweise verweigerten Unterschriften beziehungsweise Ablehnungen einzelner Beteiligter oder dringlichen Fristen.

Conga Sign ist immer erreichbar – geräteunabhängig und flexibel

Die digitale Signatur ist nachweislich kostengünstiger und effizienter als eine Signatur mit Tinte und Papier – nicht zuletzt, weil in Unternehmen dadurch viele Anlässe für kostspielige Geschäftsreisen dauerhaft entfallen. Des Weiteren müssen Beteiligte nicht mehr vor Ort sein, was speziell bei Papier und Tinte viele Vertragsunterschriften unnötig herauszögert. Das Zeichnungserlebnis wird sowohl für Kunden als auch Geschäftspartner nachhaltig verbessert, im nächsten Schritt beschleunigen sich damit verbundene Geschäftszyklen.

Die digitale Signatur mit Conga macht unnötige Verzögerungen, die durch eine fehlende Unterschrift und die damit verbundene, nicht gegebene Rechtssicherheit entstehen, endgültig obsolet. Selbstverständlich genießen die elektronischen Signaturen mit Conga das identisch hohe Maß an Rechtssicherheit und juristischer Gültigkeit. Die Implementation in die Salesforce-Plattform spielt an dieser Stelle weitere Vorteile aus, da sich sensible Dokumente und Daten verschlüsselt unter dem Einsatz von Firewalls übermitteln lassen.

So funktioniert Conga Sign – hier Datenblatt herunterladen

Aufgrund der für die digitale Signatur notwendigen Authentifizierung des Vertragspartners, wird der elektronischen Unterschrift sogar ein höheres Maß an Sicherheit zugeschrieben. Das Risiko der Fälschung einer Unterschrift, wenn auch im Unternehmensalltag eher selten, lässt sich mit Hilfe von Conga vollständig eliminieren.

Individuelle Preisstaffelungen – für jedes Unternehmen die beste Lösung

Conga Sign bietet Unternehmen eine flexible, individuelle Preisgestaltung, beginnend bei 10 Benutzern ab 20 EUR je Benutzer netto. Dank der attraktiven Preisgestaltung können sogar kleine und mittelständische Unternehmen von der elektronischen Signatur profitieren. Aufgrund der Kompatibilität gegenüber der Salesforce-Plattform, ist eine schnelle Amortisationszeit der für Conga aufgewandten Kosten gegeben.